14 consigli per ottimizzare l'utilizzo di Google Calendar

Negli ultimi anni molte persone sono passate dalle agende cartacee ai pratici calendari elettronici. Questi strumenti, visti superficialmente, sono semplici e hanno la funzione basilare di aiutarti a non dimenticare i tuoi appuntamenti. Tuttavia, ciò che molti non sanno è che è possibile trasformarli in una potente risorsa. Ecco alcuni consigli per ottimizzare l'uso del Google Calendar:

1. Ricevi l'agenda giornaliera via e-mail

È molto più facile organizzare la tua giornata quando sei a conoscenza dei tuoi appuntamenti programmati. Per questo, puoi attivare il ricevere l'ordine del giorno via e-mail. Basta andare su "Impostazioni", fare clic su agenda vuoi cambiare, vai su "Notifiche eventi per tutto il giorno" e attiva per ricevere via e-mail. È inoltre possibile configurare la data e l'ora della ricevuta.

2. Aggiungi altri calendari

Per rimanere sincronizzato con gli eventi dei tuoi colleghi, ad esempio, puoi aggiungere questi calendari. Basta fare clic su "Aggiungi calendario" nel menu a sinistra. Se non si dispone dell'autorizzazione di accesso, sarà necessario richiedere e attendere il rilascio da parte della persona.

3. Attiva la condivisione del calendario

a condividi il tuo calendario con gli altri, devi andare su "Impostazioni", fare clic sul calendario che desideri condividere e andare su "Condividi. con persone specifiche. Quindi, basta “Aggiungi persone” e inserisci le e-mail degli altri utenti. Puoi anche generare un link condivisibile proprio sopra l'opzione di condivisione.

4. Separare i calendari

Se ti piace separare la tua vita professionale da quella personale, il consiglio è eventi separati in diversi calendari. Basta fare clic accanto a "Aggiungi calendario" e selezionare "Nuovo calendario". È anche possibile rinominare, aggiungere una descrizione, impostare il fuso orario e condividere.

5. Modificare la data degli eventi semplicemente trascinando

Hai presente quegli eventi che continui a rimandare perché sei ancora in orario? Per non dimenticare di completare l'attività, trascinala su un'altra data e il gioco è fatto, ti verrà ricordato di nuovo.

6. Usa le scorciatoie

Le scorciatoie servono a semplificare la vita (i cari vecchi CTR+C e CTRL+V sono lì a dimostrarlo). Così la Google Calendar è pieno di scorciatoie che puoi usare. Per attivarli basta andare su “Impostazioni” e scorrere la pagina fino in fondo. Per scoprire quali scorciatoie esistono, basta premere "?" (Sulle tastiere in cui il "?" è un tasto secondario, devi usare il tasto Maiusc).

7. Usa le attività

As compiti semplificano l'organizzazione del proprio programma e sono perfetti per coloro a cui piace annotare tutte le proprie attività in un elenco. Per crearli, devi fare clic sull'icona "Attività" sul lato destro del calendario e quindi su "Aggiungi un'attività". Puoi creare più elenchi, aggiungere dettagli e attività secondarie a ciascuna attività e contrassegnarla come completata.

8. Personalizza la tua agenda con altre informazioni

Per rimanere aggiornato su tutto ciò che accade (e non contrassegnare eventi importanti durante le vacanze, ad esempio), puoi farlo incorporare alcune informazioni nel tuo calendario. Vai su “Impostazioni”, cerca “Aggiungi calendario” nel menu a sinistra e clicca su “Cerca calendari di interesse”. Le opzioni includono festività religiose, vari sport e persino fasi lunari.

9. Trova una data per i tuoi eventi

Quasi tutti hanno vissuto l'esperienza frustrante di provare a fissare un appuntamento di gruppo e non riuscire a trovare una data. Per questo, il Google Calendar ti permette di confrontare i compiti di ciascuno e trovare gli orari disponibili. Basta fare clic su "+ Crea" a sinistra, quindi su "Altre opzioni" e fare clic sulla scheda "Trova un orario". Lì aggiungi gli ospiti e puoi vedere che gli orari in cui queste persone hanno appuntamenti appaiono occupati (è necessario che la loro agenda sia condivisa con te). Quindi, trova il momento migliore per prenotare il tuo evento. Dettaglio: è possibile aggiungere fino a 20 ospiti.

10. Crea eventi privati

Anche se il tuo calendario è condiviso, è possibile creare eventi privati. In questo caso, sembrerai occupato a chiunque visualizzi il tuo calendario, ma i dettagli possono essere visti solo da te. Basta cliccare sull'evento e, nella finestra di editing, scegliere la visibilità come “Privata”.

11. Integrare un programma

Puoi anche integra il tuo calendario in un sito web. Devi andare su "Impostazioni" e cercare "Impostazioni per altri calendari" nel menu a sinistra. Cliccando sulle agende che ci sono, puoi “Integrare un'agenda”. Se fai clic su Personalizza, verrai reindirizzato a una pagina in cui devi scegliere le opzioni e copiare il codice HTML fornito da includere nel tuo sito web.

Se rendi pubblico il calendario, chiunque può visualizzarlo. In caso contrario, è visibile solo alle persone con cui l'hai condiviso. Una curiosità è che è possibile permettere ai visitatori del proprio sito di salvare un evento del calendario. Per questo, quando crei un evento, devi cliccare su “Altre azioni” e poi su “Pubblica evento”. Viene visualizzato un altro codice HTML e devi copiarlo sul tuo sito web.

12. Aggiungi allegati agli eventi

O Google Calendar consente di allegare file agli eventi, ideale non solo per eventi privati, ma anche per riunioni, ad esempio. E' possibile allegarlo cliccando sull'evento e andando nella parte descrittiva. I file possono essere aggiunti direttamente da Google drive o il tuo computer.

13. Organizza il fuso orario

Questo suggerimento è ottimo per chiunque abbia bisogno di lavorare con persone provenienti da luoghi diversi (all'interno o all'esterno del Brasile). Per fare ciò, vai su "Impostazioni", fai clic su "Orologio mondiale", quindi seleziona l'opzione "Mostra orologio mondiale" e aggiungi i fusi orari che desideri visualizzare nella vista del calendario.

14. Personalizza il tuo calendario

Cambia il colore degli eventi, cambia il modo in cui vengono visualizzati e organizzali secondo le tue preferenze. Per cambiare il colore degli eventi, puoi farlo in "Creazione", cliccando su "Altre opzioni" e selezionando il colore desiderato oppure puoi "Modificare" dopo averli creati. Per modificare la visualizzazione del calendario (giornaliera, settimanale, mensile, annuale, ecc.), fai clic su accanto a Impostazioni. Puoi anche cambiare il colore dei calendari facendo clic sulle tre icone di opzione che appaiono accanto ad esso nel menu a sinistra.

Bonus per l'ottimizzazione dell'uso di Google Calendar: Crea obiettivi

è solo possibile creare obiettivi con l'app Google Calendar sul tuo cellulare (ma possono essere visualizzati sul tuo computer). Basta fare clic sull'icona "+" per creare e scegliere l'opzione "Meta". Le opzioni includono attività fisica, tempo per te stesso, tempo per l'organizzazione e tempo per la famiglia e gli amici. L'app pianifica le sessioni in base alla tua disponibilità. Puoi anche contrassegnare l'obiettivo giornaliero come raggiunto o posticipato.

Fonti: PC Mag; Officina di rete; HubSpot.