Come utilizzare Outlook, il programma di posta elettronica di Microsoft

Sai come usare Outlook🇧🇷 Non stiamo parlando della piattaforma di posta elettronica online di Microsoft, il Outlook.com (che ha sostituito il vecchio Hotmail), ma il programma che fa parte del pacchetto Microsoft Office e Microsoft 365. Se hai mai lavorato in un'azienda che utilizza questo servizio o hai semplicemente utilizzato il programma per gestire diversi account di posta elettronica, sei sicuramente consapevole del potere che questo Software devono utilizzare strumenti di indirizzo elettronico.

In questa guida imparerai di più sul Microsoft Outlook: come acquistare il programma e installarlo sulla tua macchina, come configurare un account di posta elettronica su Software e le sue caratteristiche principali.

Cos'è MicrosoftOutlook?

Innanzitutto, è importante sottolineare che il Microsoft Outlook non è lo stesso programma di Outlook Express. O Outlook è Software di Microsoft, parte della suite Microsoft Office e Microsoft 365. A differenza di Outlook Express, che serve essenzialmente per ricevere e inviare email, Microsoft Outlook, oltre alle funzioni di base relative a un indirizzo elettronico, è un calendario completo, che consente di all'utente di programmare i propri appuntamenti giornalieri, settimanali e mensili. 

Non solo, il Microsoft Outlook è inoltre dotato di un ricco gestore di contatti, dove puoi, oltre a registrare il nome e l'indirizzo email dei tuoi conoscenti, annotare tutte le informazioni rilevanti su di loro, come indirizzo di casa o di lavoro, numeri di telefono, campo di attività, dettagli sull'occupazione, soprannome, ecc. 

Il programma offre anche a gerenciador de tarefas, che puoi organizzare sotto forma di elenco, con tutti i dettagli su una determinata attività da svolgere. Ha anche un campo nota, dove simula post-it, piccoli fogli gialli autoadesivi.

Come acquistare Outlook?

purtroppo il Microsoft Outlook non è un programma gratuito. come il Software fa parte del pacchetto Microsoft 365, l'utente che desidera acquistarlo dovrà investire in un abbonamento a Microsoft 365 personale, che costa BRL 24,00 mensili ou BRL 239,00 all'anno e che include una licenza bundle con 1 TB di spazio di archiviazione One Drive. già il piano Famiglia costi BRL 29,00 mensili ou BRL 299,00 all'annoe consente da 2 a 6 utenti con 1 TB di spazio di archiviazione ciascuno su One Drive.

Vale la pena ricordare che entrambi i pacchetti di abbonamento danno anche accesso ai programmi Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Publisher, Visio, Access e Skype🇧🇷 Se vuoi solo provare il Microsoft Outlook, Microsoft offre una prova gratuita della suite Microsoft 365 per un mese. Vale la pena ricordare che ha anche una versione dell'applicazione mobile disponibile per entrambi Android quanto per iOS.

Come usare prospettiva

Successivamente, daremo un'occhiata più da vicino alle caratteristiche principali di Microsoft Outlook e come usarli.

Configurazione di un account di posta elettronica

La prima cosa che dovresti fare quando inizi a usare Microsoft Outlook consiste nell'aggiungere un account di posta elettronica al programma. Se hai un account Hotmail ou Outlook che è stato utilizzato per eseguire il accesso nel tuo account utente di Windows, il Software lo rileverà automaticamente, basta fare clic su "Connetti" e il tuo profilo verrà aggiunto a Microsoft Outlook.

Il programma supporta anche qualsiasi account di posta elettronica da altri servizi popolari come Gmail🇧🇷 Per aggiungere un indirizzo Gmail, procedi nel seguente modo:

1- Nella schermata principale di Microsoft Outlook, fare clic su File nell'angolo in alto a sinistra.

2 - In Informazioni account, scegli l'opzione Aggiungi account.

3 – Nella schermata della procedura guidata che si aprirà, digita il tuo indirizzo Gmail e seleziona l'opzione Configura il mio account manualmente. la Microsoft Outlook offre la possibilità di configurare automaticamente le impostazioni per un nuovo account di posta elettronica, ma questa opzione non funziona nella maggior parte dei tentativi.

4 – Nella schermata di configurazione avanzata selezionare Google.

5 – Ora devi configurare i server di Google. Per il server in entrata entra imap.gmail.com con porta 993🇧🇷 Per quanto riguarda il server di posta in uscita, inserisci smtp.gmail.com e porta 25🇧🇷 Per entrambi i server, seleziona il metodo di crittografia SSL / TLS e controllare il Richiedi l'accesso utilizzando l'autenticazione con password di sicurezza (SPA) e fare clic su Avanzare.

6 – Inserisci la password per accedere a Gmail e clicca su collegarsi.

7 – Fatto! Il tuo account Gmail è stato configurato correttamente e, in pochi minuti, tutte le tue email e cartelle verranno caricate sul Microsoft Outlook. Modalità di utilizzo del protocollo da parte della configurazione IMAP, le tue email saranno sempre sincronizzate, sia sulla piattaforma sito web di Gmail e in sé Microsoft Outlook.

Scrivi una nuova email

La creazione di un'e-mail è un'attività molto semplice e intuitiva in Microsoft Outlook🇧🇷 Se hai già registrato un indirizzo email nella tua vita, sicuramente non avrai problemi ad utilizzare il sistema del programma. Basta fare clic sull'opzione Nuova email e si aprirà una finestra. In esso troverai diverse opzioni di modifica simili ad altri strumenti nel pacchetto Ufficio, come l'inserimento di immagini, la formattazione del testo, così come allegare file o controllare la tua rubrica. Puoi anche salvare il messaggio come bozza per finalizzarlo in seguito, se preferisci.

Creazione di una firma e-mail

Uno degli elementi più importanti di un indirizzo email è la sua firma. Può essere qualcosa di semplice, come solo il tuo nome e numero di contatto, o qualcosa di più elaborato con link e immagini. Crea una firma su Microsoft Outlook è molto semplice. Per fare ciò, crea un'e-mail all'indirizzo Nuova email e, nella barra delle applicazioni della nuova finestra, scegli l'opzione firma.

In questa nuova schermata, scegli l'opzione Nuovo e dai un nome alla tua firma. Puoi creare tutte le firme che desideri. Se vuoi che appaia sempre nei tuoi messaggi devi selezionare la tua firma a nuovo messaggio e Risposte/riferimenti.

Nel campo di modifica della firma, puoi creare la firma che desideri come se stessi modificando qualsiasi documento. Meglio di tutti, il Microsoft Outlook consente di creare la propria firma personalizzata in Microsoft Word, ad esempio, e di copiarla e incollarla nella schermata di modifica della firma, riconoscendo automaticamente tutti gli elementi che compongono il testo. Al termine della creazione della nuova firma, fare clic su OK e ora vedrai la tua firma su tutti i nuovi messaggi.

O Outlook offre anche diversi modelli di abbonamento per farti ispirare e crearne uno tuo. Se hai bisogno di aiuto, fai clic sull'opzione Ottieni modelli di abbonamento nella parte inferiore della schermata di modifica della firma.

Calendario

il calendario di Microsoft Outlook offre molte funzioni utili come la creazione di attività, la pianificazione di appuntamenti, riunioni e molto altro! Per accedere al calendario, fai semplicemente clic sull'icona del calendario situata nella parte inferiore delle cartelle del tuo account nella schermata iniziale di Outlook.

Ora, nella visualizzazione del calendario, puoi scegliere il tipo di visualizzazione che desideri utilizzare nella barra degli strumenti: giorno, settimana lavorativa, settimana o mese. Inoltre, facendo clic su una data specifica, puoi creare attività o programmare appuntamenti in modo molto intuitivo. Una volta creato un compito/appuntamento, il file Microsoft Outlook crea automaticamente un promemoria in Windows e, facendo doppio clic su questo elemento, è possibile modificare la data/ora di inizio e fine, oltre a utilizzare i marcatori per determinare quanti giorni devono essere contrassegnati su quell'elemento.

Nella barra delle applicazioni del calendario ci sono ancora altre opzioni molto utili, come l'invio dell'elemento tramite e-mail, l'invito dei partecipanti all'attività/appuntamento, la categorizzazione, incluso un promemoria specifico e altro ancora. Puoi anche importare file di calendario o appuntamenti creati in altri calendari utilizzando file .ics o .vcs.

Per farlo è sufficiente accedere File > Apri ed esporta > Apri calendario🇧🇷 Le informazioni dal file del calendario vengono quindi caricate direttamente nel file Microsoft Outlook.

creare contatti

Crea e aggiungi un contatto in Microsoft Outlook è molto semplice e veloce, permettendoti di inviare e-mail velocemente senza dover inserire un indirizzo diverso ad ogni nuovo messaggio. Per fare ciò, fare clic sull'opzione rubrica sulla barra degli strumenti di Microsoft Outlook. poi scegli File > Nuova voce > Nuovo contatto.

Nella nuova finestra che si aprirà, dovrai inserire tutte le informazioni necessarie sul nuovo contatto, come nome, azienda, posizione, indirizzo e-mail, numeri di telefono, ecc. Puoi anche aggiungere una foto o un'immagine per il tuo contatto, nonché creare note personalizzate. Dopo aver inserito tutti i dati necessari, fare clic su salva e chiudi🇧🇷 Ora, quando componi una nuova email, il tuo contatto apparirà come uno dei suggerimenti per l'invio del messaggio!

Importa ed esporta contatti

Un modo semplice per gestire i tuoi contatti e-mail è importarli o esportarli utilizzando i file di contatto; O Microsoft Outlook ha questa funzione per semplificare le tue attività quotidiane. Per importare o esportare i contatti in Software basta seguire i passaggi seguenti e poi imparerai un'altra tecnica su come utilizzare Outlook:

1 – Nella schermata principale di Outlook Selezionare File > Apri ed esporta > Importa/Esporta per avviare la procedura guidata di gestione dei file.

2 – Scegli l'opzione Importa da un altro programma o file e fare clic su prossimo.

3 – Scegli Valori separati da virgole e fare clic su prossimo.

4 – Alla finestra importare un file, individuare il file dei contatti, quindi fare doppio clic per selezionarlo. Ora, scegli tra l'opzione migliore per i tuoi contatti: Sostituisci i duplicati con elementi importati, Consenti la creazione di duplicati e Non importare elementi duplicati e fare clic su Avanzare.

5 – Nella finestra aperta Seleziona la cartella di destinazione, scorrere verso il basso per selezionare la cartella contatti, clicca prossimo e, al termine dell'importazione dei contatti, fare clic su OK. Ora puoi visualizzare i tuoi contatti in Microsoft Outlook cliccando sull'opzione Rubrica nella schermata principale del programma.

Da cui esportare i tuoi contatti Microsoft Outlook basta seguire gli stessi passaggi per l'importazione dei contatti, ma scegliendo l'opzione Esporta in un file proprio all'inizio della procedura guidata di importazione/esportazione.

Imposta un autorisponditore

La risposta automatica è una funzione molto utile per rispondere a determinate e-mail o contatti quando sei occupato e non puoi dedicare del tempo a rispondere ai tuoi messaggi. Al Microsoft Outlook questa funzione è chiamata Modello di assenza temporanea🇧🇷 Per creare questo modello, basta seguire questi passaggi:

1 – In Outlook, crea un nuovo messaggio di posta elettronica e inserisci un oggetto e il corpo del messaggio per il modello Fuori sede.

2 – Scegli File > Salva come🇧🇷 Assegna un nome al tuo modello e nel menu a discesa Salva come tipo, Selezionare Modello di Outlook (*.oft)🇧🇷 Puoi modificare la posizione del modello, ma puoi anche scegliere la posizione predefinita, che di solito è C:\utenti\nomeutente\appdata\roaming\microsoft\templates. Infine, fare clic Salvar.

Dopo aver creato questo modello sei pronto per usarlo. Per utilizzare il modello di assenza temporanea è necessario creare una regola in Microsoft Outlook seguendo i passaggi seguenti:

1 – Seleziona File > Gestisci regole e avvisi. nella finestra di dialogo Regole e avvisi, nella scheda E-mail ritorna, clicca Nuova regola.

2 - In Inizia da una regola vuota, clicca Applica la regola ai messaggi che ricevo e Avanzare🇧🇷 Per rispondere a tutti i messaggi e-mail in arrivo, lasciare il Passo 1 e Passo 2 invariato e fare clic Avanzare ancora. Selezionare Sim quando Outlook chiede se si desidera applicare questa regola a tutti i messaggi.

4 - In Cosa vuoi fare con il messaggioA Passaggio 1: selezionare le azioni, Selezionare rispondere utilizzando un modello specifico.

5 - Acceso Passaggio 2: modifica la descrizione della regola, fai clic sul testo sottolineato per un modello specifico. In esaminare, nella parte superiore della scatola Seleziona un modello di risposta, Selezionare Modelli utente nel file system (se il modello di risposta è stato salvato nella cartella Modelli) o fare clic su Cerca per selezionare la posizione in cui è stato salvato il modello. Nel caso di questo esempio, il modello di risposta viene salvato nella cartella Documentazione.

7 – Seleziona il modello che hai creato sopra e seleziona APRIRE e prossimo🇧🇷 Quindi aggiungi le eccezioni necessarie e seleziona prossimo.

8 – Assegna un nome alla regola, ad esempio, Risposta automatica🇧🇷 Per impostazione predefinita, l'opzione Attiva questa regola è contrassegnato. Se sei pronto per abilitare subito la risposta fuori sede, seleziona Concludere🇧🇷 Altrimenti, deseleziona questa casella. Puoi abilitare la regola in qualsiasi momento.

Tieni presente che affinché la regola invii risposte automatiche ai tuoi messaggi di posta elettronica mentre sei assente, devi lasciare Outlook in esecuzione. Se non hai attivato la regola quando l'hai creata, puoi attivarla facilmente selezionando File > Gestisci regole e avvisi e nella finestra di dialogo regole e avvisi, nella scheda regole della posta elettronica, individuare la regola creata e selezionare la casella a sinistra della regola. Infine, seleziona OK.

Quindi, ora sai come usare Outlook? Per qualsiasi domanda, faccelo sapere qui sotto!