Come utilizzare Microsoft Loop | Guida pratica

Dall'annuncio del Ciclo Microsoft alla fine del 2021 l'azienda ha incorporato le proprie risorse nelle applicazioni di Microsoft 365, come il famoso Teams e Outlook, mantenendo privata la fase beta. Con l'arrivo della versione di anteprima quest'anno, gli utenti possono iniziare a provare la versione più recente responsabile del progetto della marca.

Creato per offrire un'esperienza collaborativa rivoluzionaria quando si tratta di lavoro di squadra, contenuti e attività su diversi strumenti e dispositivi, il programma è diventato di grande interesse per coloro che vogliono lavorare in modo più semplice e pratico.

È importante ricordare che, sebbene chiunque abbia un account Microsoft Anche se al momento puoi provarlo, alcune funzionalità potrebbero richiedere un abbonamento Microsoft 365. Inoltre, in caso di account aziendali o didattici, l'amministratore deve abilitare l'applicazione in modo che anche altri utenti possano accedervi.

Con particolare attenzione alla versatilità, il Ciclo continuo offre una gamma di utilità sia per la gestione dei progetti che per l'organizzazione personale:

• Gestione ordinaria: un'agenda per stabilire e tenere traccia delle attività quotidiane.

• Definizione di scopi e obiettivi: pianificatore per creare e tenere traccia degli obiettivi, come un piano di studi o obiettivi personali.

• Controllo di scadenze e compiti: Aiuta a gestire scadenze e responsabilità, come il pagamento di fatture o altri obblighi.

• Elenchi di attività: Consente di creare elenchi per scopi diversi, come fare la spesa o faccende domestiche.

• Pianificazione a lungo termine: Ottimo per progetti che richiedono una pianificazione estesa, come l'organizzazione di un viaggio o di eventi imminenti.

• Monitoraggio dei progressi: Rende più semplice tracciare e monitorare i progressi sui progetti personali, come una ristrutturazione o qualsiasi impresa che richieda un monitoraggio passo dopo passo.

Inoltre si basa su tre elementi centrali: pagine, componenti e spazi di lavoro.

I componenti sono fondamentalmente frammenti di testo da condividere, come elenchi o paragrafi, e utilizzati per la collaborazione in varie altre applicazioni come Microsoft Squadre e Outlook, precedentemente citato. In questo modo, qualsiasi modifica apportata a un componente si riflette immediatamente ovunque, mantenendo tutto aggiornato.

Le pagine sono luoghi in cui puoi aggiungere testo, immagini e componenti e consentire la collaborazione in tempo reale tra le persone. Le aree di lavoro sono ambienti virtuali che raggruppano pagine correlate e semplificano la collaborazione sui progetti. Possono contenere anche pagine di pianificazione, riepiloghi, appunti di riunioni e altre informazioni.

• Web: disponibile su Sito Web Microsoft Loop, basta accedervi accedendo con il tuo account Microsoft su qualsiasi dispositivo.
• Windows: L'applicazione per PC è disponibile per l'installazione da Microsoft Store.
• Android: trova l'app in Google Play Store.
• iPhone / iPad: l'applicazione può essere trovato in App Store, senza una versione adattata per iPad.

Quanto

Mentre Loop è nel periodo di anteprima pubblica, Microsoft manterrà la piattaforma gratuita per gli account personali, con funzionalità esclusive per gli abbonati Microsoft 365. Tuttavia, vale la pena notare che al momento ci sono dei limiti di utilizzo:

• 5 GB di dimensione per ogni area di lavoro Loop
• 5 spazi di lavoro creati per ogni utente
• 50 membri per un posto di lavoro

Microsoft Loop contro Notion

La verità è che, dal lancio di Ciclo continuo, sono stati fatti molti confronti con l'applicazione Nozione, il tuo concorrente. Ma nonostante condividano molte somiglianze, ci sono differenze tra i due programmi che possono aiutarti a scegliere l'opzione migliore.

Modelli

Entrambe le opzioni offrono modelli di progettazione già pronti per iniziare, ma ognuna segue un percorso diverso. Puoi usarli così come sono o anche come punto di partenza per creare qualcosa di personalizzato.

Modelli (tmodelli) Possono essere molto utili perché aiutano a risparmiare tempo, permettendoti di evitare di ricominciare da zero con ogni nuovo progetto che, ammettiamolo, può essere un po' estenuante. La possibilità di personalizzarli per adattarli al tuo flusso di lavoro è un grande vantaggio e si estendono anche a più categorie, facilitando la ricerca rapida di ciò di cui hai bisogno.

Integrazione

Entrambe le app garantiscono un'esperienza fluida, consentendo agli utenti di spostarsi tra più strumenti senza problemi. Alcuni dettagli, però, possono fare una grande differenza.

Con l' Ciclo continuo, si prevede che si integrerà armoniosamente con altri prodotti nel Microsoft. D'altra parte, il file Nozione si distingue per la sua integrazione che copre diverse piattaforme di collaborazione come Zoom, Slack e Google. In questo caso, ciò risulta essere particolarmente vantaggioso per le aziende che fanno molto affidamento su strumenti di comunicazione costante. L'idea fondamentale alla base di uno spazio di lavoro è che tutte le applicazioni associate funzionino insieme in modo fluido, per facilitare ed evitare problemi di limitazione. Passare costantemente da un'app all'altra mentre si lavora, ad esempio, può essere complicato.

intelligenza artificiale

O Ciclo Microsoft utilizza l'intelligenza artificiale Secondo pilota per offrire suggerimenti contestuali, aiutando a materializzare le tue idee. D'altra parte, il Nozione Approfitta di questa tecnologia per automatizzare le attività più faticose. Poiché il suo modello è più avanzato, è anche in grado di aiutare a scrivere, spiegare, tradurre, tra le altre funzioni.

L’idea è che utilizzando l’intelligenza artificiale per automatizzare queste attività, puoi dedicare più tempo ad andare avanti e raggiungere i tuoi obiettivi, senza perdere tempo in un lavoro monotono.

prezzo

Quando si tratta di scegliere un buon strumento di gestione dei progetti, la cosa più importante è solitamente il prezzo, soprattutto perché di solito sono disponibili abbonamenti mensili. Entrambi i Ciclo continuo quanto Nozione Offrono una versione gratuita, ma ci sono differenze piuttosto significative in termini di prezzi.

O Nozione presenta diverse opzioni di prezzo, con una versione gratuita, così come il suo pacchetto Impresa. La principale differenza di prezzo è legata all'aumento del numero di collaboratori ospiti man mano che si avanza nei piani. Pertanto, vale la pena scegliere un piano adatto al lavoro che verrà svolto e alle dimensioni del team. I valori variano, ad esempio, da $ 8 (R $ 39,21 al tasso attuale) per il piano Plus a $ 15 (R $ 73,51 al tasso attuale) per il piano Affari al mese, il che è abbastanza abbordabile, considerando tutte le risorse disponibili.

Come accennato in precedenza, è ancora un po' difficile confrontare i due programmi a questo proposito, dal momento che Ciclo Microsoft rimane gratuito per la versione di prova. Tuttavia, se consideriamo la possibilità di unire le altre applicazioni di Microsoft, bisogna tenere conto del rapporto costi-benefici, del resto non sarebbe necessario acquistarlo separatamente e verrebbe fornito anche con un pacchetto di altri programmi molto utili in termini di produttività.

Colaboração

È già stato evidenziato che entrambe le applicazioni sono ottime per la collaborazione, ma differiscono per la capacità di modificare contemporaneamente nell'area di lavoro. A questo proposito, per alcuni, il Nozione può risaltare, ma per altri, il Ciclo continuo sembra essere più vantaggioso.

Non Nozione, un numero illimitato di utenti può apportare modifiche contemporaneamente, con tutte le modifiche riflesse immediatamente. Già nell'applicazione Microsoft, il limite per la modifica simultanea è fino a 50 persone, anche se l'azienda suggerisce un massimo di 12 alla volta. Il motivo è che questa limitazione evita di sovraccaricare lo spazio di lavoro.

Anche se c'è un limite solo all'interno Ciclo continuo, è prudente che quando si utilizza il file Nozione, viene considerato un limite per impedire che diverse modifiche simultanee agli spazi di lavoro ne compromettano l'integrità.

sicurezza

Questo è uno dei punti principali che risalta nella disputa tra Ciclo continuo ou Nozione. Sebbene entrambi offrano la crittografia per la protezione, in Nozione, è esclusivo del piano Impresa. Qualsiasi altro tipo di firma non offre la massima sicurezza. Funzionalità come i registri di controllo e gli accessi una tantum sono riservati solo ai membri premium.

voi Ciclo continuo, questa parte richiede più lavoro collettivo, poiché gli utenti devono creare gruppi di sicurezza con la loro associazione con il file Azure AD. Da lì, gli amministratori concedono l'accesso agli utenti, ma possono anche annullarlo in qualsiasi momento. Rispetto al suo concorrente, questo approccio applicativo può essere considerato per certi versi più sicuro, poiché consente agli amministratori di monitorare e rilevare possibili rischi per la sicurezza e prevenirsi.

In generale su Internet si esprimono opinioni diverse, poiché una opzione entusiasma il pubblico e l'altra è già diventata popolare tra gli utenti. Eppure, il Ciclo continuo sembra che stia andando bene e stia cambiando opinione. Attualmente, solo il Outlook, la chiacchierata Teams e Whiteboard supportare i componenti dell'applicazione. Tuttavia, l’aspettativa è che venga presto incorporato nel file OneNote e per Word per il web.

O Ciclo Microsoft è disponibile per il download all'indirizzo Microsoft Store, e nella sua versione web, è necessario avere il file Windows 10 o superiore. Per quanto riguarda le versioni mobili, puoi scaricarlo da iOS e Android.

Creazione di uno spazio di lavoro

come usare il Ciclo continuo per la prima volta? È necessario creare uno spazio di lavoro. Per fare ciò, una volta scaricata l'applicazione, ottenuto l'accesso al tuo account e verrà visualizzata una pagina di benvenuto, è sufficiente premere le due piccole frecce accanto a Introdução nella barra laterale, quindi scegli Nuovo spazio di lavoro.

Con una nuova finestra visualizzata, inserisci semplicemente un nome per il nuovo ambiente. Dopodiché, basta fare clic creare.

Un'osservazione è che per quanto riguarda la copertura dello spazio di lavoro è anche possibile scegliere un'altra immagine dalla galleria immagini, oltre al disegno con altri colori disponibili.

Creazione di pagine

Dopo aver creato l'area di lavoro, verrai presto indirizzato alla sua prima pagina. Nella sezione Pagina senza titolo, definiscigli semplicemente un nome e, se vuoi, scegli un'icona rappresentativa utilizzando il pulsante aggiungi icona.

Se desideri includere un'immagine di copertina nella pagina, basta fare clic Aggiungi copertura e seleziona un'immagine dalla galleria disponibile.

Aggiungi testi ed elementi

Nel campo Iniziare a digitare…, puoi inserire del testo o semplicemente digitare "/" per visualizzare una varietà di elementi disponibili per l'aggiunta, come titoli, tabelle, elenchi di controllo e altro.

Se vuoi menzionare qualcuno, digita semplicemente “@” seguito dal nome della persona e selezionalo dai risultati visualizzati.

Utilizza un modello

usare un modello, cioè un tipo di template o pattern preformattato, bisogna andare in fondo alla pagina e selezionare Galleria dei modelli. Una volta che hai già scelto quello che preferisci, basta concludere cliccando su Usa questo modello.

Ogni opzione suggerita può anche essere modificata secondo necessità, oltre a consentirti di aggiungere più elementi e testi come desideri.

Trasforma un elemento in un componente

Qualsiasi elemento può anche diventare un componente nel file Ciclo Microsoft, in modo che possa essere condiviso e persino modificato in altre applicazioni accoppiate del Microsoft 365.

È necessario selezionare l'elemento facendo clic su di esso e quindi fare clic sull'icona a sei punti situata a sinistra o sopra quell'elemento. Nel menu che appare, scegli Crea il componente Loop.

In questo modo l'elemento verrà contrassegnato con una linea e il logo dell'applicazione, ad indicare che è diventato un componente. Per condividerlo in un'altra applicazione, basta fare clic sull'immagine di due riquadri sovrapposti nell'angolo in alto a destra, che formano l'icona Copia componente. Ciò ti consentirà di ottenere il collegamento e incollarlo in un'e-mail da Outlook o in una conversazione Teams, Per esempio.

Aggiungi pagine e sottopagine

Se desideri espandere l'area di lavoro con più pagine, è possibile anche tramite il pulsante "+" sul pannello laterale sinistro. Quindi, basta scegliere l'opzione Nuova pagina sul menu.

Nel caso di qualcosa di più specifico come una sottopagina, basta fare clic sui tre punti accanto alla pagina desiderata nel pannello laterale e selezionare Nuova sottopagina.

Creazione di pagine nella sezione idee

la sezione idee Ha il vantaggio di poter lavorare sulle pagine prima di aggiungerle a uno spazio di lavoro, il che può essere utile quando si condivide con un team, ma nei momenti in cui non si vuole ancora che la pagina venga vista.

Per creare una pagina in questo campo, passa semplicemente il cursore sul pulsante idee nella parte superiore del pannello laterale sinistro e fare clic sul "+" che apparirà.

Per aggiungere una di queste pagine create a uno spazio di lavoro, è necessario fare clic su idee di nuovo e attendi che un elenco di pagine in quell'area venga visualizzato nella finestra principale. Quindi, passa semplicemente il cursore sulla pagina desiderata, fai clic sui tre punti e seleziona Aggiungi all'area di lavoro nel menu delle opzioni. Successivamente, scegli semplicemente il nome dell'area di lavoro in cui desideri aggiungere la pagina.

Ripristino della versione precedente di una pagina

Esclusivo per l'app Ciclo Microsoft Sul Web, più versioni di una pagina possono persistere mentre tu e altri apportate modifiche. Se preferisci una versione precedente della pagina, puoi visualizzare la cronologia delle versioni e ripristinarne semplicemente una nel tuo spazio di lavoro.

Con la pagina aperta, devi fare clic sull'icona dei tre punti nell'angolo in alto a destra e selezionare Cronologia delle versioni. Nel pannello laterale a destra è necessario scegliere la data/ora della versione precedente desiderata in modo che venga visualizzata nella finestra principale. Quindi, per sostituire la pagina con la versione selezionata, basta fare clic Ripristinare.

Condivisione di pagine e area di lavoro

Dare sempre valore al lavoro di squadra, Ciclo Microsoft consente inoltre di invitare le persone a collaborare in uno spazio di lavoro o su una pagina.

Quando si condivide uno spazio di lavoro, ogni persona può visualizzare e modificare qualsiasi pagina al suo interno. Quando si condivide una pagina, i collaboratori avranno accesso solo a quella pagina per la visualizzazione e la modifica.

Condivisione dello spazio di lavoro

In questo caso sono disponibili due modi per condividere uno spazio di lavoro:

• Con una pagina aperta da quello spazio nella finestra principale, farai clic su Condividi nell'angolo in alto a destra e scegli Spazio di lavoro sul menu.

• In esclusiva per l'app Web, passa semplicemente il cursore sull'area di lavoro desiderata e fai clic sull'icona a tre punti. Poi, con l'apparizione di Membros Nel menu delle opzioni, basta selezionarlo.

In entrambi i casi si aprirà un pannello dove potrai inserire gli indirizzi email o i nomi delle persone che vuoi invitare. Una volta fatto, basta fare clic Invitare e riceveranno automaticamente un'e-mail con un collegamento per accedere allo spazio di lavoro.

Condivisione di una pagina

In questo caso puoi condividere anche in due modi:

• Con la pagina aperta nella finestra principale, basta fare clic sul pulsante Condividi nell'angolo in alto a destra e scegli Collegamento alla pagina ou Componente del ciclo.
• Nel pannello laterale, fai semplicemente clic sui tre punti accanto alla pagina e seleziona Pagina di condivisione del collegamento ou Condividi componente loop.

Facendo ciò, a seconda dell'account, puoi regolare le autorizzazioni di modifica o visualizzazione per la pagina; consentire un ampio accesso per la visualizzazione o limitare la modifica specifica; oltre a poter impostare una data di scadenza per il collegamento o aggiungere una password di accesso, se lo desideri.

Gestione delle pagine e dello spazio di lavoro

O Ciclo Microsoft permette la creazione di nuovi spazi e pagine fino all'esecuzione di azioni di base come la ridenominazione o l'eliminazione.

Per gestire uno spazio di lavoro nel modo desiderato, puoi:

• Creane uno nuovo: Con una pagina aperta, devi andare nel tuo spazio nella barra laterale e scegliere Nuovo spazio di lavoro sul menu.

• Passa ad un altro: Nella barra laterale, fai clic sul nome del tuo spazio corrente e selezionane un altro dall'elenco. Un altro modo è andare alla home page di Loop per sceglierne un altro.

• Rinomina o eliminane uno: Nella home page, passa il mouse su un'area di lavoro e scegli Rinomina e stile ou Elimina nel menu a tre punti.

Per quanto riguarda le pagine è possibile:

• Modificare l'ordine in un'area di lavoro: Nella barra laterale, trascina e rilascia la pagina nella posizione desiderata.

• Rinominarlo o eliminarlo: Devi passare il mouse sopra la pagina nella barra laterale, fare clic sui tre punti e scegliere Rinomina e stile ou Elimina.

• Copiane uno in un altro spazio di lavoro: Passa semplicemente il mouse sulla pagina, fai clic sui tre punti, seleziona Aggiungi all'area di lavoro e scegli lo spazio in cui desideri copiare la pagina.

Vale anche la pena ricordare che sin dal suo lancio, gran parte del Ciclo Microsoft Se ne è parlato e persino testato dagli utenti. Fino ad allora quello che si sapeva era che potevano essere aggiunte nuove funzionalità per migliorare l'intero programma, cosa che di fatto si è concretizzata con l'annuncio di quattro nuove funzionalità per migliorare la gestione del tutto. Sono loro:

• Stato negli spazi di lavoro

Gli stati negli spazi di lavoro verranno rilasciati in futuro, sostanzialmente con l'obiettivo di evidenziare cambiamenti o scadenze, in modo che questo tipo di informazioni acquisiscano maggiore attenzione.

• File e documenti secondo le descrizioni

Una nuova funzione di ottimizzazione intelligente consente di allegare file e documenti a uno spazio di lavoro in base alla descrizione del progetto.

• Integrazione con Power automatico

Loop può ora essere integrato nell'applicazione Power automatico, software per aiutare con il flusso di lavoro. Questa combinazione può aiutare a semplificare la gestione delle attività, inclusa la possibilità di avvisare il team quando sono presenti aggiornamenti all'interno dell'applicazione.

• Creazione di spazi di lavoro da Microsoft Teams

Entro la fine dell'anno l'applicazione conterrà anche uno strumento che semplificherà la creazione di uno spazio di lavoro in formato Ciclo continuo dopo un incontro a Teams. In sostanza, gli appunti e gli altri documenti condivisi durante la riunione possono essere allegati tempestivamente.

Vedi anche: Come utilizzare Microsoft Designer

Come utilizzare Microsoft Designer

Fonti: Microsoft, Computer World, Rapporto Windows

Recensito da Glaucone Vitale il 20/1/24.