Come cancellare un'e-mail già inviata in Outlook

Hai appena inviato un'e-mail e ora ti senti pentito? Non preoccuparti, perché il Outlook do Microsoft 365 (precedentemente Office 365) offre una soluzione a questa situazione. È importante notare che l'annullamento dei messaggi inviati è possibile solo se tu e il destinatario utilizzate account di posta elettronica Microsoft 365 ou Exchange e appartengono alla stessa organizzazione, ovvero questo processo è efficace nello scambio di e-mail aziendali. Inoltre, il destinatario non deve aver ancora letto il messaggio. Segui il tutorial qui sotto e scopri come cancellare un'e-mail che è già stata inviata.

Come annullare l'e-mail in Outlook

Passo 1: Accedi al “Articoli spediti".

Passo 2: Apri il messaggio che vuoi cancellare con un doppio clic.

Passo 3: Nessun menù”messaggio“, nella barra degli strumenti, trova l’opzione “Quota" sotto il "Altri comandi” e seleziona “Annulla il messaggio inviato".

Passo 4: Dopo aver cliccato suAnnulla il messaggio inviato“, avrai due opzioni: eliminare le copie non lette di questo messaggio oppure eliminare le copie non lette e sostituirle con un nuovo messaggio.

Nota: assicurati di selezionare la casella "Informa il mittente dell'annullamento per ciascun destinatario".

Dopo la cancellazione, riceverai un rapporto di cancellazione. La cancellazione dell'e-mail può essere utilizzata per sostituire un messaggio inviato per errore o per sostituire un messaggio inviato senza file allegato.

Come cancellare la posta elettronica in Outlook Web

Tuttavia, se utilizzi la versione web di Microsoft Outlook, puoi configurare la funzione “Annulla invio messaggio”. Per impostazione predefinita, hai un massimo di 10 secondi per annullare l'invio. Per attivare questa funzione, attenersi alla seguente procedura:

Passo 1: Fare clic sul pulsante "Impostazioni", nell'angolo in alto a destra.

Passo 2: Selecione "E-mail" e scegli “Componi e rispondi”.

Passo 3: Scorri verso il basso finché non trovi l'opzione “Annulla invio” e seleziona quanti secondi vuoi avere per annullare l'invio.

Dopo aver configurato questa impostazione, ogni volta che invii un messaggio tramite Outlook sul Web, avrai a disposizione un massimo di 10 secondi per annullare l'invio. Trascorso questo tempo non sarà più possibile annullare l'invio.

Come evitare errori durante l'invio di un'e-mail?

Gli errori nell'invio delle email possono essere imbarazzanti e talvolta addirittura dannosi. Pertanto, è essenziale prendere precauzioni per evitare che si verifichino questi errori. Ecco alcuni suggerimenti per ridurre al minimo il rischio di inviare email errate:

• Controlla prima di inviare: Prima di premere il pulsante “Invia”, prenditi qualche minuto per rivedere il contenuto dell’e-mail. Controlla che i destinatari siano corretti, che il testo sia chiaro e conciso e che siano presenti gli allegati necessari.
• Utilizza i gruppi di contatti: Se invii spesso email a un gruppo specifico di persone, valuta la possibilità di creare gruppi di contatti. Ciò riduce la possibilità di errore nella selezione dei singoli destinatari.
• Presta attenzione alle risposte rapide: Gli errori si verificano spesso quando si risponde rapidamente a un'e-mail. Assicurati di rispondere al mittente corretto e che il messaggio non contenga informazioni riservate o sensibili che non devono essere condivise.
• Istruzione e formazione: Se gestisci un team, è fondamentale fornire un'adeguata istruzione e formazione sul corretto utilizzo della posta elettronica, soprattutto quando si tratta di messaggistica aziendale.
• Cancella firme e-mail: Avere una firma e-mail chiara che includa il tuo nome e le informazioni di contatto. Ciò aiuta i destinatari a identificare facilmente chi ha inviato l'e-mail.

Ho inviato l'e-mail sbagliata, e adesso?

Quando ti rendi conto di aver commesso un errore nell'invio di un'e-mail, il modo in cui gestisci la situazione può essere fondamentale per mantenere sane relazioni professionali e personali. Ecco alcuni suggerimenti per riparare le relazioni dopo aver inviato l'e-mail sbagliata:

• Chiedi subito scusa: Se noti immediatamente l'errore, invia un'e-mail di scuse al destinatario. Sii onesto riguardo all'errore e spiega cosa è successo. La trasparenza è fondamentale.
• Correggi rapidamente l'errore: Se è possibile correggere l'errore, farlo senza indugio. Ciò può includere l'invio di informazioni o chiarimenti corretti.
• Imparare dagli errori: Usa gli errori del passato come opportunità di apprendimento. Prendi in considerazione l'implementazione di processi di revisione più rigorosi prima di inviare e-mail in futuro.
• Sii professionale: Mantieni la calma e la professionalità quando affronti l'errore. Ciò può aiutare a ridurre al minimo i possibili danni alle relazioni interpersonali.
• Comunicare: Se l'errore era grave e l'e-mail ha avuto un impatto significativo, potrebbe essere opportuno comunicare con il destinatario interessato per spiegare l'intera situazione e ritrattare l'equivoco, tramite telefono, chat o di persona.

Vedi anche:

Come utilizzare Outlook, il programma di posta elettronica di Microsoft

Fonti: Microsoft, ExtendOffice e Email pulita

Recensito da Glaucone Vitale il 26/10/23.