10 consigli per creare una lista di cose da fare efficiente

Chi non ha mai provato a fare una lista di cose da fare scagli la prima pietra. Sappiamo che, almeno una volta nella vita, la maggior parte delle persone ha provato ad utilizzare il metodo per cercare di organizzare un po' la propria vita. Per alcuni ha funzionato molto bene, per altri… Se non hai ancora avuto successo nel prepararne uno, non preoccuparti. Per aiutarti, il showmetech separato 10 consigli per creare una lista di cose da fare efficiente e quella promessa di mettere ordine nella tua routine una volta per tutte!

Oltre ai suggerimenti sui comportamenti da adottare per un risultato migliore (credetemi, questa è la cosa più importante), vi portiamo anche delle utilissime app che vi aiuteranno in questa nuova fase della vita. Pronti per un 2022 più produttivo con risultati sorprendenti? Quindi dai un'occhiata ai suggerimenti e ai suggerimenti che abbiamo preparato per te.

Perché creare una lista di cose da fare?

Le liste di cose da fare sono uno dei modi migliori per aumentare la tua produttività. Una routine può essere confusa e piena di cose da fare sia che tu lavori o studi, e soprattutto se fai entrambe le cose. Con l'attuale vita quotidiana delle persone, è molto comune sentirsi persi tra tanti compiti e non sapere come fare il primo passo. Senza contare che questa sensazione può generare stress, uno dei grandi nemici del tuo benessere.

Quando ti senti sotto pressione e finisci per lavorare diverse ore alla volta, puoi accumulare stanchezza, sviluppare insonnia e diventare irritabile. È così che la qualità della vita finisce per perdersi. In questo modo, una lista di cose da fare ben organizzata è essenziale per te:

• Passa più tempo con la famiglia;
• avere la possibilità di sviluppare i tuoi hobby;
• capire qual è effettivamente una priorità nella tua giornata;
• ritrovare la serenità perché tutto è segnato (nessun rischio di dimenticanza);
• poter riposare o godersi il tempo libero;
• essere più produttivi nelle faccende domestiche;
• avere un senso di realizzazione.

Quali consigli per liste efficaci?

Scegli la giusta applicazione (o carta)

Il primo grande passo verso una routine più organizzata e produttiva con l'aiuto di un efficiente elenco di cose da fare è decidere dove tenerlo. È molto importante che lo strumento sia pratico, intuitivo e che ti adatti bene ad esso, altrimenti perderai solo tempo e non avrai alcun successo.

Attualmente, ci sono centinaia di app che possono aiutarti in questa attività (ne abbiamo elencate alcune di seguito). Tuttavia, c'è chi ancora preferisce e si sente più a suo agio con le agende fisiche, post-it, quaderni e appunti su carta. E non c'è niente di sbagliato in questo. Se la carta funziona per te, non pensarci due volte prima di usarla. La cosa più importante è utilizzare lo strumento adatto a te e al tuo stile di vita.

Tuttavia, gli strumenti digitali hanno diversi vantaggi rispetto alla carta, ed è bene almeno sapere cosa sono, anche se si finisce per usare la carta. Alcuni vantaggi sono:

• Sono facili da modificare, il che significa che puoi aggiornare rapidamente le informazioni;
• Hanno promemoria integrati;
• È molto difficile perderli perché l'elenco stesso viene solitamente salvato nel cloud;
• Puoi ordinare le tue attività per priorità, scadenze o in ordine alfabetico;
• Puoi assegnare compiti ad altri e ricevere una notifica quando li completano.

Fai più di una lista

Uno dei motivi per cui le liste di cose da fare sono disorganizzate è il mix casuale di argomenti diversi. Potresti avere diversi progetti simultanei in fase di sviluppo al lavoro e non è una buona idea tenere un promemoria per rivedere un testo della tua prossima campagna con una nota sulla selezione dei fornitori per un evento, ad esempio.

Pertanto, non trattenerti. Crea elenchi per tutto ciò che ti viene in mente (e di cui hai bisogno)! In questo modo, puoi aprire il backlog relativo al lavoro in corso e concentrarti meglio su ciò che deve essere fatto. Con questo, noterai che le liste diventeranno più efficaci e le possibilità di confusione tra le attività diminuiranno notevolmente.

Scrivilo il prima possibile e non lasciarlo per dopo

Quante volte pensiamo a qualcosa, lo lasciamo fare o lo mettiamo in pratica dopo e finiamo per dimenticarlo? Per evitare che ciò accada, quando ti viene in mente un nuovo compito o un'idea, scrivilo il prima possibile. Una volta scritto, non dovrai continuare a ricordarlo, quindi puoi dimenticarlo e concentrarti su altre cose più importanti.

Fissare scadenze per le attività

Ogni volta che un'attività ha una scadenza da completare, aggiungila al tuo elenco per un monitoraggio più efficace. Tenere a mente (e visualizzare) quando le attività sono dovute ti aiuterà a stabilire le priorità e ti aiuterà anche a pianificare la tua settimana, che è un'ottima strategia di gestione del tempo. La maggior parte delle app da fare ti consente di vedere cosa è dovuto oggi, domani e più avanti nella settimana, indipendentemente dall'elenco in cui si trovano (ne parleremo più avanti nel prossimo suggerimento).

In questo modo, puoi vedere tutto ciò che è in sospeso per la giornata e avere un'idea di come sarà. Con questo, puoi anche prenderti un momento per riprogrammare alcune attività se ti senti sopraffatto solo guardando tutto ciò che è dovuto la prossima settimana.

Organizza la tua lista per flusso di lavoro, priorità o data di scadenza

Riorganizzare la tua lista di cose da fare ogni giorno è una perdita di tempo e alla fine può portare a confusione che porta alla perdita di produttività. Resisti a questa tentazione creando una struttura infallibile per il tuo arretrato. Se la tua applicazione lo consente, valuta la possibilità di creare sezioni diverse per ogni tipo di lavoro. Sarà così possibile ordinare i lavori per progetto, priorità o data di completamento, a seconda delle proprie preferenze.

arretrato prima

Per garantire che l'attività sia completata in tempo e nel miglior modo possibile, è importante farlo definire quali sono le questioni più importanti. Lasciandoli in cima all'elenco o contrassegnandoli con tag liste di priorità, l'importante è avere una buona visibilità per non perdere i lavori più importanti.

Anche se tenere d'occhio le attività con la priorità più alta non significa che debbano essere finite per prime. A volte iniziare la giornata con un compito facile è il modo migliore per dare il via alle cose. O forse ti piace seguire la regola 80/20, che impone che l'80% dei lavori possa essere completato nel 20% delle volte, preferendo iniziare da loro.

Non esagerare con le attività

Ci sono momenti in cui si accumulano molte richieste e, nel tentativo di mettere ordine in casa, viene stipulata una quantità di attività molto superiore a quella a cui il corpo e la mente sono abituati. Il risultato di ciò è un eccessivo affaticamento che finisce per nuocere alle richieste successive e, di conseguenza, peggiora la qualità della vita e il benessere.

C'è ancora un altro scenario: sei eccitato e decidi di affrontare troppi progetti contemporaneamente. Alla fine della giornata, non ce la fa e deve "infrangere" la scadenza con il suo capo o consegnare un prodotto ben al di sotto di quello che potrebbe fare in condizioni normali. Pertanto, non ha senso esagerare. Non stilare una lista di 10 attività se sei abituato a farne solo 5 al giorno.

Scrivi compiti, non obiettivi

Idealmente, tieni elenchi separati per le tue attività e i tuoi obiettivi. l'idea è non includere obiettivi nella tua lista delle cose da fare. Mentre le attività possono aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi, sono desideri più grandi e non qualcosa che puoi raggiungere durante il giorno. Ad esempio, "imparare a parlare inglese" è un obiettivo; tuttavia, puoi suddividerlo in un'attività dicendo "leggi contenuti in inglese per 15 minuti" o "guarda un film in inglese".

Questo si estende anche agli obiettivi. Puoi vederli come pietre miliari. Tornando all'esempio di parlare inglese, un obiettivo potrebbe essere "discutere dei miei cibi preferiti con qualcuno in inglese tra un mese". È il risultato desiderato che stai cercando nella tua pratica.

non lasciare nulla dietro

Non è molto raro trovare quell'attività che avrebbe dovuto essere completata la scorsa settimana. La prossima volta, chiediti perché non è stato realizzato. Quali sono state le difficoltà? La tua priorità deve essere cambiata? O deve essere assegnato a qualcun altro? Qualche parte dell'attività ne blocca l'esecuzione perché non è chiara? Conoscere il motivo del ritardo può aiutarci a essere più efficienti e a stroncare questi arretrati sul nascere.

Rivedi le tue liste quotidiane di cose da fare

Come in ogni ambito della vita, fermarsi, pensare e rivedere determinati problemi è molto importante e la tua lista di cose da fare non è diversa. Ogni giorno, prenditi 5 o 10 minuti e guarda la tua lista di cose da fare. Se necessario, apporta alcune modifiche in modo che continui a portare benefici e una routine più organizzata per te.

App utili per organizzarsi

Google Mantenere

O Google Mantenere è l'applicazione per le note di Google che, con un'interfaccia semplice e intuitiva, promette di rendere la tua routine più produttiva. Si può accedere tramite Android, iOS e tavolo, Non così tanto Windows quanto in iMac. Sincronizzato con Google drive, è perfetto per organizzare gli appuntamenti della giornata e altre informazioni da non perdere.

Come altre applicazioni dello stesso stile, il Google Mantenere consente, oltre alla creazione di note, di utilizzare segnalibri e promemoria – favorendo il completamento di tutte le attività alla data e all'ora pianificate. L'app ha anche un campo di ricerca molto efficiente, che consente di cercare facilmente le note create: basta inserire un termine che si trova nel contenuto della nota o dell'elenco e verrà visualizzato.

Google Task

O Google Task È un altro modo per organizzare le tue attività quotidiane. Con esso, puoi organizzare elenchi di cose da fare nel cloud, consentendo l'accesso da qualsiasi dispositivo in cui hai accesso al tuo account. Google. È anche integrato con Google Calendar, causando l'aggiunta automatica al calendario di qualsiasi attività con una data.

Non Google Task puoi organizzare i tuoi compiti per argomento, come preferisci, tramite Liste. L'app può essere scaricata da Play Store, sui telefoni cellulari Androide nel App StoreA iPhone. Per PC, l'app è integrata con il Gmail ed è accessibile da qualsiasi browser.

Trello

O Trello è una piattaforma collaborativa che consente la gestione dei progetti, allineando le attività tra i team. Al fine di aumentare l'organizzazione e la produttività, lo strumento è ideale per aziende di qualsiasi segmento e dimensione. IL Trello può essere utilizzato anche per progetti personali, come l'organizzazione di attività lavorative, lavori domestici, pianificazione delle vacanze e bollette da pagare.

Con un sistema ben congegnato, permette di suddividere i compiti in tabelle e colonne che possono essere suddivise in base allo stato di ogni compito (ad esempio: da fare, in corso, in revisione, completato). Lo strumento ha la maggior parte delle funzionalità rilasciate gratuitamente, ma con alcune funzionalità a pagamento più elaborate.

organizzare

Disponibile in versioni online, iOS e Androido organizzare è una soluzione incredibile per la gestione delle finanze personali, che sono ancora attività che richiedono pianificazione, giusto? Oltre a consentire l'inserimento manuale di tutte le spese della giornata, c'è la possibilità di collegare la propria carta di credito e il proprio conto bancario. Pertanto, tutti i movimenti eseguiti in entrambi i canali verranno dimostrati anche nel file organizzare.

Nella schermata iniziale dell'app, l'utente può già avere una panoramica delle proprie finanze. Solo in questa prima analisi è possibile sapere se i conti sono positivi o negativi. L'app ha anche una scheda specifica per controllare i movimenti attraverso report che riportano informazioni come entrate, spese e bonifici.

Google Calendar

Un'altra applicazione che può essere molto utile per chi ha bisogno di organizzare i propri appuntamenti e le proprie attività è il Google Calendar, un servizio di calendario elettronico virtuale con uno stile molto simile e facile da usare come il Gmail. Lo strumento si sincronizza anche con tutte le altre applicazioni in Area di lavoro di GoogleCome Gmail, Google drive e Videoritrovi.

O Google Calendar Ha un'interfaccia molto semplice e facile da navigare. Puoi visualizzare i tuoi appuntamenti per Giorno, Settimana, Mese o Appuntamenti (li vedrai tutti sotto forma di elenco). Lo strumento ti consente anche di creare più di un'agenda diversa. Questa opzione è per coloro che utilizzano lo strumento per la propria vita professionale e personale o anche per coloro che hanno altri progetti diversi.

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Fonti: Asana, PCMag, Lifehack.