Organizza i tuoi contatti Gmail con questi 10 suggerimenti

Nonostante i progressi tecnologici che promettono di dinamizzare sempre più le nostre relazioni sociali, la posta elettronica rimane la principale forma di comunicazione digitale, soprattutto in termini professionali. E parlando di praticità, il Gmail è un colosso delle piattaforme di messaggistica elettronica, con 1,5 miliardi di utenti attivi a livello globale e soprannominato il più grande servizio di posta elettronica e contatti al mondo.

Vista la necessità della posta elettronica nelle nostre attività, è fondamentale avere tutti i contatti corretti e ben organizzati per non commettere l'errore di confondere i destinatari. In effetti, questa organizzazione è fondamentale per velocizzare qualsiasi messaggio tu debba inviare.

Ed essendo la piattaforma di Google, questo compito non è un grosso grattacapo. Per questo, il showmetech insegnare dieci consigli infallibili per organizzare i tuoi contatti Gmail in modo assertivo per qualsiasi esigenza. Dai un'occhiata qui sotto:

Trova e unisci i contatti duplicati

Per diversi motivi, la stessa persona può essere salvata nel tuo file Gmail con due o più contatti sul tuo server. Sia per un incidente che per un guasto che ha causato ciò duplicare, qualsiasi utente può trovare e unire contatti Gmail identici.

Per fare ciò, nel menu laterale di Gmail, c'è l'opzione unire, che esegue questa selezione di possibili copie dello stesso contatto Google, in base alla stessa email, allo stesso nome e/o cognome, ecc. Dopo questa analisi, se contesti contatti realmente duplicati, termina semplicemente facendo nuovamente clic su "Unisci".

Se tutte le opzioni dei contatti Gmail apparse sullo schermo sono in realtà delle copie, l'utente può velocizzare il processo premendo il pulsante “Unisci tutto”; Se ci sono prenotazioni, il menu "Ignora" eliminerà individualmente l'eccezione, organizzando la tua Gmail e liberando spazio, subito.

Elimina i contatti che non ti servono più

Un altro modo per organizzare Gmail è eliminare i contatti che non usi più o che, in qualche modo, non sono importanti per le tue attività. Gli indirizzi spam potrebbero essere salvati automaticamente tra i tuoi contatti Google, o altri che semplicemente non soddisfano più le tue esigenze. Per raggiungere questo obiettivo, questo processo più manuale deve essere ben pensato e cruciale.

Cancellare un unico contatto desiderio:

1. Fare clic sul contatto nell'angolo in alto a destra;
2. Premi l'opzione "Elimina".

a eliminarne due o più:

1. Sul tuo cellulare, premi uno dei contatti e poi seleziona gli altri. Sul tuo computer, posiziona il mouse sull'icona della foto del contatto e premi il quadrato che appare;
2. Dopo aver selezionato, fai clic sui tre punti nell'angolo in alto a destra;
3. Premere “Elimina”;
4. Conferma l'azione facendo clic su "Sposta nel cestino".

Se vuoi eliminare tutti i contatti:

1. Sul tuo cellulare, premi uno dei contatti e poi seleziona gli altri. Sul tuo computer, posiziona il mouse sull'icona della foto del contatto e premi il quadrato che appare;
2. Premi la freccia accanto al quadrato nell'angolo superiore della scheda "Contatti" e seleziona l'opzione "Tutti".
3. Tutti i contatti verranno automaticamente contrassegnati. Detto questo, vai ai tre punti nell'angolo in alto a destra;
4. Seleziona l'opzione “Elimina”;
5. Conferma l'azione facendo clic su "Sposta nel cestino".

Vale la pena ricordare che una volta eliminati, i contatti Gmail rimangono archiviati nel Cestino e vengono eliminati definitivamente dopo 30 giorni. Se dopo un po' ti senti pentito, puoi farlo recuperare il contatto Facendo clic su "Ripristina" nel Cestino. Per più di uno, invece di toccare, premi e fai clic sugli altri, quindi fai clic su "Altro" e finisci con "Ripristina". Per recuperarli tutti, basta fare clic sulle opzioni “Altro”, “Seleziona tutto” e “Ripristina”.

Sincronizza i tuoi contatti

Un altro punto importante per organizzare il tuo Contatti Gmail é abilitare la sincronizzazione automatica con altri dispositivi e account. In questo modo eviterai di duplicare i tuoi contatti e di eliminare contatti che non dovresti. Se non viene attivato non è possibile, ad esempio, recuperare i contatti Google spostati nel Cestino.

Se hai un Android il tuo caso è più sicuro, dopotutto i Contatti Google sono già sincronizzati con i Contatti del sistema operativo. Per iOS, gli utenti devono seguire questi passaggi:

1. Vai alle impostazioni";
2. Scorri verso il basso e trova l'opzione "Password e account".
3. Fai clic su "Aggiungi account" e seleziona il logo di Google
4. Verrai portato alla schermata dell'account Gmail, effettua l'accesso al tuo account Gmail e premi “Avanti” per continuare;
5. Una volta autorizzato il processo, terminare facendo clic su “Salva”;
6. Quindi, abilita "Contatti" nell'elenco per sincronizzare i contatti;
7. Termina facendo clic su "Salva" nell'angolo in alto a destra.

Contatti Google funziona anche come un cloud, quindi vale la pena salvare tutti i tuoi contatti tramite l'applicazione sincronizzata dal tuo account per evitare la perdita di questi dati se il tuo cellulare viene rubato, smarrito o rotto.

Modifica i nomi dei contatti

Dopo aver unito i duplicati ed eliminato i contatti indesiderati, è previsto un altro grande passaggio manuale modifica il nome dei tuoi contatti Gmail.

I contatti che hanno elencato solo il nome o il cognome (o quelli vecchi), i contatti inviati che sono stati salvati automaticamente nella tua casella di posta o i ruoli in aziende in cui la persona non lavora più dovrebbero essere modificati correttamente per migliorarne la dinamicità.

Per modificarlo e organizzare i tuoi contatti Gmail, nell'app Contatti:

1. Selezionare il contatto desiderato e fare clic su “Modifica”;
2. Modifica tutto ciò di cui hai bisogno e quindi fai clic su "Salva".

Inserisci i tuoi dati di contatto

Sempre nel campo della modifica dei contatti Google, un altro consiglio per organizzare Gmail è compila più campi nei tuoi contatti, almeno quelli più strategici e frequenti.

Quando clicchi su “Modifica”, utilizza le sezioni contrassegnate dal “+” e inserisci ulteriori informazioni che potrebbero esserti utili per avere un facile accesso, come indirizzo e data di nascita – con queste informazioni, altri servizi Google, come Google Calendar e Google Google Maps, in questo caso, sono sincronizzati con il contatto automaticamente.

Contatti solo email o telefono, è consigliabile averli entrambi per qualsiasi urgenza. Più sono, meglio è.

Crea un gruppo di contatti

Lo sapevi che è possibile classifica i tuoi contatti do Gmail? Invece di cercare nell'elenco dei contatti dall'alto al basso, puoi risparmiare tempo creazione di gruppi e classificandoli in base ai loro raggruppamenti.

Gruppo aziendale, contatti di agenzia, gruppo di settore... le possibilità sono ampie e dipendono dalle vostre esigenze e dalla vostra routine. Vedi sotto:

1. Fare clic sul segno “+” in “Segnalibri” nella barra laterale di sinistra;
2. Inserisci il nome e la descrizione a cui vuoi dare un nome all'etichetta;
3. Termina con "Crea".

Il nuovo gruppo verrà posizionato nel menu laterale sotto “Segnalibri” sul computer, mentre su mobile apparirà nella parte superiore di una pagina di contatti.

Per aggiungere manualmente i contatti che apparterranno alla categoria, sul tuo computer, il procedimento è molto semplice: trascina l'email tenendo premuto il tasto sinistro del mouse e posizionala sull'etichetta.

Per i dispositivi mobili sono necessari più passaggi:

1. Premere l'e-mail scelta;
2. Premi i tre punti situati nell'angolo in alto a destra;
3. Seleziona “Sposta in”;
4. Fai clic sul tuo indicatore, che sarà sempre sotto l'opzione "Promozioni".

Il nuovo gruppo verrà posizionato nella parte superiore della pagina di un contatto.

Aggiungi ai preferiti i contatti più utili

Se hai alcuni contatti Gmail importanti e non senti il ​​bisogno di creare etichette per i tuoi contatti Google, puoi farlo preferiti di questi contatti in modo che siano i primi nella tua lista. Per i telefoni Android, i contatti preferiti sono sempre evidenziati nell'app.

Per aggiungerlo ai preferiti sul tuo cellulare e PC, basta fare clic sull'icona a forma di stella. Sul computer l'icona si trova a sinistra del contatto, sul cellulare la stella appare nell'angolo destro del contatto. Per accedere al campo dei preferiti, sia sul cellulare che sul computer, basta premere sulla sezione “Stellati” situata nel menu laterale.

Esporta i tuoi contatti

Ora con il tuo Contatti Gmail elencati e compilati, che ne dici di salvare questi contatti organizzati in un'area più sicura? Esporta i tuoi contatti È un percorso molto importante come via sicura nel caso in cui si verifichino sfortunati imprevisti. L'esportazione consente inoltre di migrare tutti i tuoi contatti Google su altri servizi di posta elettronica, risparmiandoti il ​​compito manuale di aggiungerli uno per uno.

L'intera cronologia e-mail verrà scaricata come una sola csv o VCard: non lasciarti sorprendere dalla strana nomenclatura. Per esportare i contatti Gmail dal computer:

1. Seleziona uno o più contatti selezionando le caselle accanto ai nomi dei contatti selezionati. Se in questo caso è tutto, è presente l'opzione in alto a sinistra, sotto “Azioni di selezione” e poi “Tutto”.;
2. Dopo aver selezionato i contatti Google desiderati per l'esportazione, in alto a destra, cliccare sulla freccia rivolta verso l'alto;
3. Seleziona l'opzione Google CSV e termina con "Esporta"

Per Android:

1. Apri l'applicazione e trova l'opzione "Correggi e gestisci" nella parte inferiore dello schermo e fai clic;
2. Quindi, premere “Esporta su file”;
3. Definisci su quale account Google vuoi esportare i contatti Gmail o se preferisci esportarli sul dispositivo stesso;
4. Scegliendo l'account Google, cliccare su “Esporta”;
5. Concludere con “Salva” con i dati di contatto Gmail archiviati nel Google Drive dell'account prescelto, automaticamente in formato .vcf.

Importa contatti da altre fonti

Andando avanti, un altro passo da compiere per organizzare i tuoi contatti Gmail è concentrare tutti i tuoi contatti in un unico posto: se hai fonti in altre applicazioni, importarli in Google. Semplifica il tuo lavoro e arricchisci il tuo foglio di calcolo dei contatti. Per fare ciò, devi avere scaricato i contatti che verrà importato in Gmail in Formato CSV, tutto bene?

Per computer:

1. Nell'angolo in alto a sinistra, basta fare clic su “Importa”, sotto la categoria “Correggi e gestisci”;
2. Scarica il file in formato CSV o VCard.

Con il cellulare:

1. Nell'app Contatti, nell'angolo in basso a destra, fai clic su “Correggi e gestisci”;
2. Cliccare quindi su “Importa da File”;
3. Scegli l'account Google che riceverà l'importazione oppure salvala sul tuo dispositivo alla voce “Dispositivo”;
4. Seleziona il file CSV già scaricato. Per semplificare il processo, è consigliabile che il file sia già archiviato nel Google Drive di qualsiasi account Google, poiché è possibile accedervi nell'angolo superiore dello schermo sotto "Cerca file in altre app". Ma non c'è problema se il file non è su Google Drive: nell'icona a tre righe, situata nell'angolo in alto a sinistra dello schermo, puoi trovarlo sulla scheda SD del telefono e sul dispositivo stesso.
5. Fare clic su "Salva" per terminare.

Eseguire il backup dei contatti

Con i tuoi contatti Gmail organizzati dopo tanto lavoro, faremo in modo che l'elenco finale di tutti i tuoi contatti non sia solo nel cloud, anche se questo è un ottimo modo di protezione.

Per realizzare il tuo di riserva, nel tuo Account Google:

1. Nell’angolo in alto a destra, clicca su “Dati e Privacy”;
2. Scorrendo più in basso nella sezione, quando visualizzi il menu “Scarica o cancella i tuoi dati”, premi il pulsante “Scarica i tuoi dati”;
3. Google ti reindirizzerà automaticamente a Google Takeout e ti chiederà di selezionare i dati da scaricare da tutte le applicazioni Google. In questo caso, seleziona semplicemente la tua email.

Aggiorna le impostazioni di salvataggio automatico

Infine, assicurarsi che l'organizzazione di Contatti Gmail averne sempre uno backup automatico sul cloud, risparmiando tempo manuale che altrimenti andrebbe sprecato.

Su android, puoi attivare e disattivare la funzione su:

1. Menu "Correggi e gestisci".
2. Quindi, “Impostazioni”;
3. Seleziona l'opzione "Impostazioni sincronizzazione contatti Google";
4. Scegli l'account Google desiderato;
5. Seleziona "Stato sincronizzazione" e attiva l'opzione

voi PC, non è possibile salvare automaticamente il backup. Tuttavia, poiché il backup automatico viene autenticato dal cellulare, l'intero account Gmail È salvato nel cloud, quindi non devi preoccuparti di organizzare nuovamente i tuoi contatti Gmail!

Vedi anche

Come eliminare le vecchie email in Gmail

Come utilizzare Gmail su iPhone

Come registrare altri account di posta elettronica in Gmail

Fonti: Utilizzare; Contatti Prenota; Assistenza Google; S