8 suggerimenti per essere più produttivi nel 2023 con Google Workspace

Con la pandemia di COVID-19 meno preoccupante giorno dopo giorno, il 56% delle aziende adotta un modello di lavoro che prevede che i dipendenti lavorino di persona solo pochi giorni alla settimana.

Oltre agli strumenti di videochiamata, il Area di lavoro di Google è ampiamente utilizzato da aziende di tutte le dimensioni e può essere uno strumento importante per essere più produttivi nel nuovo anno. Ciò è supportato dalla gestione del tempo, da una migliore anteprima delle e-mail e altro ancora. Dai un'occhiata a otto suggerimenti per avere una giornata più produttiva in questo momento.

Usa Time Insights per misurare il tuo tempo

O Google Calendar è uno strumento molto completo che ti permette di organizzare ciò che deve essere fatto in un giorno, mese, settimana e anno. Ma gli utenti di Area di lavoro di Google, da agosto 2022, possono accedere a un report sul tempo che dedicano a ciascuna attività registrata nell'agenda.

E utilizzarlo è semplicissimo: dopo aver creato l'appuntamento, basterà categorizzarlo con un colore per misurarne l'urgenza (come il rosso) e lo strumento sarà in grado di misurare il tempo trascorso in riunioni sui temi più disparati. Ciò ti consente di avere una visione delle attività che hai svolto durante la giornata e, se necessario, organizzarle per rendere la tua giornata più produttiva.

Configura il luogo e l'orario di lavoro

Il consiglio più grande per essere più produttivi nel 2023 è avere un ottimo controllo del tuo Agenda e soprattutto chiarisci alle persone che lavorano con te in modo che non accadano imprevisti. Chi è in una società con il Area di lavoro di Google riesce a segnalare non solo l'orario, ma anche il luogo in cui lavora nei giorni feriali.

Non sarà sempre che lavorerai in ufficio, ma quando lo sarai, manager con una visione completa del tuo Agenda può semplificare la pianificazione di una riunione in ufficio faccia a faccia quando la maggior parte delle persone sarà sul posto. È qualcosa di semplice, ma fa la differenza quando viene messo in pratica.

Contrassegna per gli appuntamenti nel tuo Google Calendar

Non sarai sempre disponibile per le riunioni e un modo per segnalarlo ai tuoi colleghi è attraverso la risorsa tempo disponibile. La funzionalità consente di segnalare quando è possibile accedere a riunioni o qualsiasi altra questione e può essere utilizzata come avviso di assenza temporanea.

Un altro modo per segnalare che sei attualmente occupato e non puoi essere chiamato è attraverso il programmazione degli appuntamenti, che come suggerisce il nome, ti permette di segnalare che ti stai occupando di altre questioni e non puoi essere chiamato al momento.

Immagina che nel bel mezzo della giornata hai un appuntamento al lavoro e, nonostante ne abbia informato i tuoi colleghi, qualcuno potrebbe finire per programmare un incontro importante? Questo non sarà più una realtà con la funzione programmazione degli appuntamenti do Area di lavoro di Google.

Visualizza le attività più facilmente

Le attività ricorrenti o le attività che devono semplicemente essere completate entro un periodo di tempo specifico possono essere controllate all'interno di Area di lavoro di Google attraverso la visualizzazione in Agenda, attraverso il filtro Compiti. Dopo aver creato l'attività come promemoria di ciò che deve essere fatto e contrassegnato il giorno e l'ora, puoi non solo vedere cosa è già stato fatto, ma anche cosa è scaduto.

O Google sottolinea inoltre che è possibile programmare che le tue attività ricorrenti vengano automaticamente aggiunte al Calendario in modo da non doverti registrare ogni giorno.

Filtra la tua casella di posta elettronica

Quante email ricevi ogni mattina? Un modo per restringere la quantità di ciò che vedi ogni giorno e arrivare direttamente a ciò che deve essere risolto è creare filtri che contengano parole specifiche. Ad esempio, puoi impostare che non vengano visualizzate nella posta in arrivo le e-mail con la parola "unsubscribe", solitamente presenti nelle newsletter.

Un altro modo per mostrare a cosa dovrebbe essere data la priorità nel tuo Gmail sta aggiungendo un segnalibro al messaggio del tuo capo o manager in modo che abbia la priorità ogni mattina. Oltre ad essere disponibile per gli utenti del Area di lavoro di Google, la funzione di aggiungere un segnalibro a un indirizzo e-mail può essere utilizzata dagli utenti di account gratuiti.

Usa gli assistenti alla scrittura per essere più produttivo

O Composizione intelligente è una funzionalità disponibile da agosto 2018 che consente di suggerire automaticamente risposte rapide come "allegato" o "sinceramente" in applicazioni come Gmail, Google Docs e persino Fogli, il che consente di risparmiare tempo giorno per giorno.

O Risposta intelligente funziona in modo simile: vengono forniti anche suggerimenti di testo già pronti, basati su machine learning. Tutti i contenuti scritti da Google può anche essere completamente modificato dagli utenti prima che il messaggio venga inviato. È un altro modo per essere più produttivi nel 2023 lasciando che le frasi che digiti durante le varie parti della giornata vengano digitate dal Gmail.

Follow-up su una riunione passata

Gli incontri online fanno ormai parte della nostra vita quotidiana in varie attività e per non perdere nulla, anche se al momento non sei nella stanza virtuale, è comunque possibile controllare tutto ciò che è stato detto se hai un Area di lavoro di Google.

L'azienda mette già a disposizione uno strumento che registra e crea persino riepiloghi intelligenti in modo che gli utenti possano leggere tutto senza dover interrompere ore della loro giornata. In pratica, puoi smettere di guardare i record con lunghe ore e leggere solo i riassunti semplificati.

Collabora online con Google Documenti

Terminando i nostri suggerimenti, vale sempre la pena ricordare che lo strumento di creazione del testo di Google può essere utilizzato online e da più persone contemporaneamente. È inoltre possibile creare facilmente un nuovo documento digitando l'indirizzo doc.nuovo nel browser e una persona può essere invitata a collaborare tramite menzione tramite @.

Vale anche la pena ricordare che è possibile creare un flusso di lavoro in modo che il tuo team (o te stesso) possa fornire ciò che è necessario entro il tempo stabilito. Area di lavoro di Google può essere sottoscritto mensilmente da BRL 28 per utente E oltre alle funzionalità per essere più produttivi, ci sono 30 GB di spazio di archiviazione di Google Drive e una serie di altri strumenti riservati ai membri.

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